Detta är ett tillägg till guide: 24. Steg för Steg – Fakturera klienter 

Rival stödjer integration samt överföring av fakureringsärenden till Fortnox.

Det som då sker i tillägg är att ärendet förs över till Fortnox samt avslutas med avslutskod FORTNOX.

Ta först reda på reskontraklienten. Uppgift om denna finns i Rival Administration under fliken Ombud/Allmänt samt fältet ”Fakt.underlag skapas på klient:”

Surfa in på sidan: https://inkassosystem.se/Fortnox/

Kryssa i Fakturaunderlag från Rival till Fortnox.

E-postadresserna kan vara desamma och skall vara till er egen mailadress.

KlientID i Rival skall vara reskontraklienten som beskrevs tidigare. Tex 1000
Övriga fält Orgnr, Namn, Adress, Telefon skall vara era egna.

Klicka på ”Skicka”

Inom kort anländer ett mail med en bifogad fil. Spara ner filen någonstans.
OBS! Om mailet inte skulle anlända av någon anledning så kan man även ladda ner filen manuellt.

Logga in i Rival Administration och välj Visa/Integrationer.

Klicka på ”Läs in fil” och välj filen.

Om allt går bra skall integrationen läggas in och aktiveras.

Stäng dialogen och glöm inte att spara ändringarna.

Fakturera som ”vanligt” i Rival, läs dock först guide 24 samt:

Viktigt

Kundnumret på varje debiteringsärende blir som standard det ursprungliga klientid:t på de ärenden som faktureras klienten.

Om kundnumret inte redan finns i Fortnox så läggs det automatiskt upp med uppgifterna från Rival.
Om det redan finns kommer det tas från Fortnox.
Detta betyder att om det redan finns kundnr i Fortnox som krockar med de klientID som skall faktureras i Rival så måste detta hanteras. Ett sätt är att ge ett avvikande klientID på klienten i Rival.
Se Rival Administration, fliken Klienter. Sök fram klienten och ange ett ledigt (som inte krockar med kundnr i Fortnox) i fältet ExtKLIID.

Det går även att sätta ett prefix för kundnumret. Dvs vid fakturering av ärenden för klient 1 så kommer kundnumret bli 1 alternativt vad som sätts i ExtKLIID. Dock kan man ange ett prefix i parametrar. Nyckel KUNDNRPREFIX. I nedanstående exempel kommer kundnumret bli 10001 istället för 1. Då kan man lägga alla Rival-kunder för sig så de inte krockar med övriga kunder i Fortnox.

OBS

Integrationen till Fortnox håller i 45 dagar från varje fakturering. Om man fakturerar mer sällan än så måste aktiveringen göras om enligt tidigare beskrivning. Vid varje fakturering startar dagarna från 0 igen osv.

Till sist

Fakturaunderlaget skapas i Rival i form av ärenden. Dock kommer de automatiskt att avslutas med avslutskod FORTNOX när överföringen är klar. Normalt sätter Rival ett fakturanummer (löpnr) på skuldpostens referensnummer. Vid överföring till Fortnox kommer ett annat fakturanummer sättas på fakturorna när de skapas i Fortnox. Detta fakturanummer kommer även återkopplas/skriva över Rivals referensnummer för att kunna få en spårbarhet mellan Rival och Fortnox gällande de överförda debiteringsärendena.

Kontonumret på respektive fakturarad förs över till Fortnox, saknas det så läggs det upp.
Dessutom läggs även kontonumret in som artikelnummer så man även på fakturan kan se hur det konterats. Finns redan kontonummer/artikelnummer så kommer de att användas annars läggs de upp automatiskt.

Längst ner i dialogen för Systemprocesser/Faktuering… skall man se att integrationen är aktiverad.

Vid första gången integrationen används, testa med att fakturera en klient (= en faktura) och kontrollera i Fortnox.