För att spara utrymme och fysiskt ta bort ärenden eller för att bara följa GDPR så finns rutin i Rival för avidentifiering och radering. Processen uppfyller båda syftena.

En avidentifiering brukar kallas anonymisering på GDPR-språk och kan egentligen ske så snart ett ärende är fullbetalt eller avslutat på annat vis. Det innebär att personnummer / organisationsnummer, namn och adress på gäldenären försvinner både på skärm och från gjorda utskrifter i Rival. Ärendet i sig blir däremot kvar i systemet.

En radering däremot innebär att data plockas bort ur systemet. Hela ärendet försvinner.

Dialogen för bägge dessa processer ligger under Rival handläggning – systemprocesser – avidentifiera eller radera ärenden.

Rutinen gör att köra per medgivandetyp men det vanligast är att man selekterar fram ärenden baserat på avslutsdatumintervall.

Enstaka personnummer kan också raderas i dialogen. Exempelvis om det ska ske på begäran av enskild som önskar bli ”bortglömd”. I dialogen kan man även passa på att radera alla bifogade filer som saknar koppling till ett ärende. Det går även att radera visst urval baserat på en viss avslutskod. T ex alla med avslutskod ”avliden”.

OBS ! att ur GDPR-perspektiv så skiljer man inte på digitalt lagrad data och utskriven persondata på papper. Det saknas därför grund för att först skriva ut alla underlag på papper för att sätta i en pärm på de data som man sedan avser att radera. Det håller aldrig i en granskning. T ex om man väljer att radera ärenden som är avslutade för 3 år sedan eller tidigare så är dessa ärenden kanske 4 år gamla. Om det avser efterbevaknings-ärenden så kan de vara 10 år gamla. Om du väljer att radera dessa när de avslutats för minst 3 år sedan så saknas vettig grund för att behålla all dess data på pappersutskrift innan radering sker.

Rutinen tar en del kraft ur systemet och har man stora volymer så kan man antingen minska datumintervallet eller se till att processen körs när väldigt få personer är beroende av systemet. Räkna med en timme eller mer för körtiden.